تقفيل الكاشير في مغسلة العربيات: إزاي تقفل الوردية وتمنع عجز الخزنة

آخر الليل، صاحب المغسلة بيعدّ الدرج ويلاقي الفلوس أقل من اللي متوقعه. يسأل الكاشير، الكاشير يقول «ده اللي جه». يسأل العمال، كل واحد يقول غسل كام عربية من دماغه. ومفيش طريقة تعرف الفرق ده حصل إمتى ولا ليه. المشكلة هنا مش إن حد حرامي بالضرورة، المشكلة إن مفيش نظام يقول المفروض يكون في الدرج كام.

تقفيل الكاشير هو الحل: كل وردية ليها مسؤول، وفي آخرها تقرير إقفال بيقارن المفروض بالموجود ويطلّع العجز أو الزيادة. في المقال ده هنشرح إزاي تعمل ده صح في مغسلة العربيات، وإيه الأسباب اللي بتعمل عجز في الخزنة، وإزاي «رغوة» بيمسك الموضوع ده بالأرقام.

ليه الخزنة بتنقص؟ الأسباب الحقيقية للعجز

قبل ما تتهم حد، اعرف إن كتير من العجز بييجي من ثغرات في طريقة الشغل مش من سرقة:

• غسلة ما اتسجلتش: عربية دخلت وطلعت والفلوس اتاخدت من غير فاتورة.
• خصم من غير صلاحية: الكاشير عمل خصم لزبون يعرفه وما سجّلوش.
• باقي غلط: في الزحمة، فكة غلط مرتين تلاتة في اليوم بتعمل فرق.
• فيزا اتسجلت كاش: أو العكس، فالكاش يبان ناقص والفيزا زيادة.
• آجل ما اتسجلش: زبون معروف قال «هحاسبك بكرة» والموضوع اتنسى.
• مصاريف من الدرج: شاي وشامبو ومواصلات اتدفعوا من الدرج من غير إيصال.
• اتنين على درج واحد: لما أكتر من حد بيحط ويشيل من نفس الدرج، المسؤولية بتضيع.

كل سبب من دول ليه علاج، والعلاج الأساسي واحد: كل فلوس تدخل أو تطلع يكون ليها فاتورة أو إيصال، وكل وردية ليها صاحب.

الوردية: كاشير واحد ودرج واحد ومسؤولية واضحة

الوردية هي الوحدة اللي بتتحاسب عليها. القواعد اللي بتمنع أغلب المشاكل:

1. الوردية بتبدأ بعدّ الفكة اللي في الدرج قدام اتنين، والرقم يتكتب.
2. كاشير واحد بس هو اللي بيحصّل في الوردية دي، بحسابه هو.
3. كل عربية ليها فاتورة، حتى لو الزبون صاحبك أو قريبك.
4. أي مصروف من الدرج بإيصال، والأحسن ما يطلعش مصروف من الدرج أصلًا.
5. التسليم بين ورديتين بعدّ وتوقيع، مش «سيبتلك الدرج».

في «رغوة» كل فرع ليه حساب كاشير، والوردية بتتفتح على الحساب ده، وكل فاتورة بتتعمل فيها بتتحسب عليها. فآخر اليوم مفيش سؤال «مين عمل الفاتورة دي؟»، وكل وردية ليها تقريرها لوحدها.

تقرير الإقفال Z: المفروض كام وموجود كام

تقرير الإقفال، اللي بيتسمى تقرير Z، هو قلب الموضوع. في آخر الوردية الكاشير بيعدّ الكاش، والتقرير بيقارنه باللي المفروض يكون بناءً على الفواتير اللي اتعملت، ويطلّع الفرق: عجز لو الموجود أقل، وزيادة لو أكتر. مثال للتوضيح بأرقام افتراضية بالجنيه، بعد استبعاد الفكة اللي الوردية بدأت بيها:

والزيادة مش خبر حلو زي ما تفتكر: غالبًا معناها فاتورة اتنست، أو فيزا اتسجلت كاش، أو زبون أخد باقي أقل من حقه. الاتنين محتاجين تفسير، ولو العجز أو الزيادة بيتكرروا عند نفس الكاشير أو في نفس الساعة، يبقى فيه ثغرة محتاجة تتقفل.

ونصيحة من واقع الشغل: لو تقدر، خلّي الكاشير يعدّ الدرج ويكتب الرقم قبل ما يبص على «المفروض». كده العدّ بيبقى حقيقي، مش بيتظبط على الرقم. وفي «رغوة» الوردية بتتقفل بتقرير إقفال Z بيطلّع العجز أو الزيادة بالمبلغ.

طرق الدفع: الكاش مش الفيزا مش الآجل

كتير من العجز الوهمي سببه خلط طرق الدفع. الزبون يدفع جزء كاش وجزء فيزا، والكاشير يسجّل الفاتورة كلها كاش، فالدرج يبان ناقص وهو مظبوط. في «رغوة» الفاتورة الواحدة بتقبل أكتر من طريقة دفع (نقدي، فيزا، تحويل، آجل)، وكل طريقة بمبلغها، فالتقرير بيعرف إن الكاش المفروض هو الجزء الكاش بس.

وفي آخر اليوم قارن إجمالي الفيزا في التقرير بإيصال تسوية مكنة البنك، والتحويلات بكشف حساب المغسلة. دي مراجعة يدوية بسيطة بتاخد دقيقتين، لأن طرق الدفع بتتسجّل في البرنامج ومكنة البنك شغالة لوحدها.

والآجل لازم يكون على اسم زبون أو شركة، مش ورقة في الدرج. حساب الشركات في «رغوة» بخصم ثابت وحد ائتمان تحدده أنت، والعربيات تغسل من غير ما السواق يدفع، وآخر الشهر الفاتورة الشهرية A4 بتجمع كل الزيارات.

العمال يشتغلوا من غير ما يشوفوا الفلوس

من أهم الإضافات في الإصدار الأخير من «رغوة»: كل عامل ليه حساب يشوف منه عربياته وعمولته بس، من غير مبالغ الفواتير ولا أرقام موبايلات الزباين. ده بيحقق حاجتين: العامل يتابع شغله وعمولته بنفسه من غير ما يسأل الكاشير كل شوية، وبيانات المغسلة والزباين ما تبقاش مكشوفة لكل اللي شغالين.

والعمولات نفسها بتتحسب بنسبة أو مبلغ على كل عربية، بقاعدة مخصوصة لأي خدمة لو حبيت، وليها سجل صرف. يعني العمولة ما تتصرفش من الدرج «على الماشي»، بتتصرف وتتسجّل، فالخزنة ما تتلخبطش. أكتر عن الموضوع في عمولات عمال المغسلة بلا خلافات.

التقرير اليومي: اقرا الأرقام مش بس تجمعها

التقرير اليومي في «رغوة» بيقسم الشغل حسب الخدمة والعامل وفئة العربية والساعة والفرع. ودي أسئلة تسألها وأنت بتقراه:

• العربيات اللي شفتها في المغسلة النهارده قد عدد الفواتير؟ لو لأ، فيه حاجة ما اتحاسبتش.
• فيه ساعة عربياتها كتير وفلوسها قليلة؟ يمكن الخصومات زادت فيها.
• عامل عربياته أقل بكتير من زمايله في نفس الوردية؟ يمكن محتاج يتنقل لمرحلة تانية.
• فيه فرع العجز بيتكرر فيه أكتر من غيره؟
• أنهي فئة عربيات بتجيب أعلى إيراد؟ ودي اللي تركّز عليها في العروض.

وكل فاتورة وكل سند قبض بيعمل قيده المحاسبي لوحده في كوديكس، فالمحاسب بيلاقي الإيراد والتحصيل متسجلين، ومش محتاج يعيد كتابة اليوم من الكشكول.

عشر قواعد عملية لضبط فلوس المغسلة

1. مفيش عربية تطلع من غير فاتورة.
2. الخصم بصلاحية، والكوبون من السيستم مش بالكلام.
3. الدرج ليه صاحب واحد في الوردية.
4. الفكة تتعدّ في أول الوردية وآخرها.
5. المصاريف من خزنة منفصلة أو بإيصال.
6. الفيزا تتقارن بتسوية المكنة كل يوم.
7. الآجل على اسم زبون أو شركة، وبحد ائتمان.
8. العمولة تتصرف بسجل، مش من الدرج.
9. العمال ما يشوفوش مبالغ الفواتير.
10. تقرير الإقفال يتراجع كل يوم، مش آخر الشهر.

فروع أكتر ونت بيقطع

لما تفتح فرع تاني، الرقابة بتبقى أصعب لأنك مش هتبقى في المكانين. في «رغوة» كل فرع ليه حساب كاشير، واسم الفرع بيتطبع على كارت العربية والفاتورة، والتقرير بيتقسم بالفرع، فتقارن الفروع ببعض من موبايلك وأنت قاعد. ولو النت قطع في فرع، الكاشير يكمّل شغل عادي والتطبيق بيزامن لوحده أول ما النت يرجع، فالوردية ما تقفش ولا الفواتير تضيع. ولو لسه بتجهّز، فيه دليل كامل في إزاي تفتح مغسلة عربيات وتديرها صح.

الأسعار

الأسعار سنوية شاملة الضريبة، والاشتراك والدفع من جوه التطبيق.

والتطبيق بيشتغل على أجهزة الكاشير Sunmi وiPOS، وعلى أي موبايل أو تابلت أندرويد، والطباعة على طابعة الجهاز أو طابعة بلوتوث أو شبكة مقاس 58 أو 80 مم. والصورة الكاملة للتطبيق في برنامج مغسلة عربيات في مصر.