نظام إدارة ورش صيانة السيارات في السعودية: الدليل الكامل لأصحاب الورش

ورشة السيارات نشاط تُقاس فيه الأرباح بالدقائق والقطع. فني ينتظر قطعة نصف ساعة، قطعة صُرفت من المخزن ولم تُحمَّل على الفاتورة، سيارة سُلِّمت وعادت بعد أسبوع بالشكوى نفسها، وعميل لم يعد لأن أحدًا لم يذكّره بموعد صيانته. نظام إدارة ورش صيانة السيارات ينظم هذه الدورة كلها من الاستقبال إلى التسليم، وهذا الدليل يشرح ما يجب أن يفعله تحديدًا.

دورة العمل في الورشة كما يجب أن يراها النظام

1. الاستقبال: العميل وسيارته (اللوحة، الماركة والموديل والسنة، العداد)، وشكواه.
2. أمر الشغل: الأعمال المطلوبة من كتالوج بساعات معيارية، القطع المتوقعة، الفني المسؤول والمرفع.
3. التنفيذ: الفني يبدأ ويوقف الوقت من شاشته، يطلب القطع من المخزن، ويضيف أعمالًا اكتشفها بموافقة العميل.
4. الفوترة: فاتورة من أمر الشغل بالأعمال والقطع المصروفة فعلًا، برمز QR وفق متطلبات الهيئة.
5. التسليم والضمان: ضمان يتولد تلقائيًا بمدة وكيلومترات، وتذكير بالصيانة القادمة.

الوظائف الأساسية

سجل السيارات والعملاء

كل سيارة بتاريخ أعمالها وقطعها وعدادها في كل زيارة. حين يعود العميل بعد سنة، ترى ما عُمل له سابقًا في ثوانٍ. اقرأ عن أمر الشغل الإلكتروني من الاستقبال إلى التسليم.

كتالوج الأعمال بالساعات المعيارية

تغيير زيت 0.5 ساعة، فحص فرامل 0.7، تغيير طقم كلتش 4 ساعات... الساعة المعيارية هي أساس التسعير وأساس قياس الفني: أنجز في 3 ساعات ما معياره 4، فهو منتج.

قطع الغيار وربطها بالسيارات

كل قطعة مربوطة بالماركات والموديلات والسنوات التي تناسبها، فلا يُصرف فلتر لا يناسب السيارة. والصرف من المستودع بتكلفة حقيقية (FIFO أو متوسط) يظهر في تكلفة أمر الشغل. تفاصيل في إدارة قطع الغيار والمخزون في الورشة.

الفنيون وتتبع الوقت

شاشة للفني على التابلت: أوامره اليوم، زر بدء وإيقاف لكل عمل، وطلب القطع. لا يستطيع الفني فتح عملين في الوقت نفسه، فتصح ساعاته. وتقرير إنتاجية يقارن المعياري بالفعلي لكل فني.

المرافع والمواعيد

جدول يومي لكل مرفع، ومواعيد تُحوَّل إلى أوامر شغل بضغطة، فلا يقف العميل في الساحة ينتظر مرفعًا فارغًا.

باقات الصيانة والأعمال الخارجية

باقة "صيانة 10 آلاف كم" تُطبَّق بضغطة بأعمالها وقطعها. والأعمال الخارجية (خراطة، سمكرة عند مورد) تُسجَّل بتكلفتها وسعرها منفصلين، فترى ربح ما لم تنفذه بيدك.

الضمان وأوامر العودة

عند التسليم يتولد ضمان بمدة وكيلومترات. إن عادت السيارة بالعطل نفسه داخل الضمان، يُفتح أمر عودة مرتبط بالأصل، تُستثنى بنوده من الفوترة، ويظهر في تقرير العودات لكل فني. مزيد في كيف ترفع إيراد ورشتك بالمواعيد والتذكير والضمان.

الفوترة والحسابات

فاتورة من أمر الشغل تستبعد بنود الضمان وقطع العميل تلقائيًا، وتُرحَّل إلى الحسابات بقيد آلي. ضريبة القيمة المضافة 15% محسوبة، ورمز QR على كل فاتورة.

مؤشرات الورشة الرابحة

• إنتاجية الفني: الساعات المعيارية المباعة إلى ساعات الحضور. أقل من 60% تعني انتظارًا أو تعطلًا.
• متوسط الفاتورة لكل زيارة، ونسبة القطع إلى الأجرة فيها.
• نسبة العودة (أوامر الضمان إلى الأوامر المسلَّمة) لكل فني.
• نسبة عودة العملاء خلال 6 أشهر: التذكير بالصيانة يرفعها مباشرة.
• قطع بلا حركة 90 يومًا: رأس مال نائم على الرف.

كيف تختار نظام الورشة؟

• سحابي يعمل من الاستقبال والتابلت والجوال معًا.
• يشمل المستودعات والمشتريات والحسابات، لا ورشة فقط ثم برنامج محاسبة منفصل.
• عربي كامل بالقوائم والتقارير والفاتورة.
• يمنع الأخطاء المالية بنيةً: لا خصم مزدوج للمخزون، لا فوترة لبنود الضمان، لا وقت فني مزدوج.
• تجربة مجانية على ورشتك قبل الدفع.

نظام كوديكس لإدارة مراكز صيانة السيارات

كوديكس يقدم حزمة الورشة كاملة: 19 شاشة للورشة (السيارات، الكتالوج، القطع وربطها، المرافع، أوامر الشغل، لوحة الورشة، شاشة الفني، تتبع الوقت، المواعيد، الباقات، الأعمال الخارجية، الضمان والعودات، التذكيرات) مع المبيعات والمستودعات والمشتريات والحسابات في اشتراك واحد: 1,800 ريال سنويًا للورشة كلها.