استدعاء مرضى عيادة الأسنان: لوحة بتقولك مين غاب ومين قبل العلاج ولسه ما حجزش

لما الشغل في العيادة يهدى، أول حاجة بتيجي في بال أغلب الدكاترة هي إعلان على فيسبوك أو عرض على التنضيف. وده ممكن يجيب مريض جديد، لكن فيه طريق أرخص وأضمن: المرضى اللي عندك في الملفات. مريض عمل كشف وخطة واتفق على العلاج ومشي ولسه ما رجعش. ومريض ما زارش العيادة من سنة، وهو أصلًا محتاج تنضيف ومتابعة. ومريض عمل علاج عصب ولسه ما ركّبش التاج.

المرضى دول مش محتاجين إقناع من الصفر. هم عارفينك وعارفين العيادة، وغالبًا محتاجين بس حد يفكّرهم. في المقال ده هنشوف إزاي تعرف مين هم بالظبط من لوحة العيادة في «ثنايا» من كوديكس، وإزاي ترجّعهم برسالة واتساب جاهزة، وإزاي تسهّل عليهم الحجز.

أرخص مريض هو اللي عندك في الملفات

كل عيادة أسنان فيها نوعين من الفلوس الضايعة من غير ما حد ياخد باله:

• علاج اتقبل ومالوش موعد: المريض قال «تمام يا دكتور» على الخطة، وخرج من غير ما يحجز الجلسة الجاية، أو حجز واعتذر وما اتحجزلوش تاني.
• مريض غاب: كان بييجي بانتظام، أو عمل علاج كامل، وبعدها اختفى. مش لازم يكون زعلان، غالبًا انشغل أو نسي.

المشكلة إن الكشكول ما بيقولكش مين دول. ولو عايز تعرف، محتاج حد يقعد يقلّب في الملفات يوم كامل. عشان كده أول خطوة في استدعاء مرضى عيادة الأسنان إن القائمة تطلع لوحدها كل يوم، من غير مجهود.

ليه المريض ما بيرجعش أصلًا؟

قبل ما تبعت أي رسالة، مفيد تعرف الأسباب المعتادة اللي بتخلّي مريض الأسنان يغيب، عشان رسالتك وطريقة كلامك تناسبها:

• نسي ببساطة: الوجع راح، والدنيا أخدته، والجلسة الجاية بقت «بعدين». ده أسهل نوع، ورسالة واحدة في وقتها بترجّعه.
• التكلفة: الخطة كانت أكبر من اللي يقدر يدفعه مرة واحدة. هنا تقسيم الخطة لمراحل بيفرق، والبدائل كمان.
• الخوف: جلسة صعبة قبل كده خلّته يأجّل. الكلام اللطيف وموعد قصير في البداية بيطمّنوه.
• تجربة مش مريحة: انتظار طويل، أو شغل اتأخر في المعمل. ده لازم تعرفه وتصلّحه قبل ما تستدعي حد.

عشان كده الاستدعاء مش رسالة جماعية لكل الناس. السكرتيرة لما تفتح ملف المريض قبل ما تكلّمه، بتعرف هو كان بيعمل إيه وفاضل له إيه، وبتكلّمه على أساس ده، مش بنفس الجملة للكل.

لوحة العيادة: الإنتاج النهارده والشهر ولكل دكتور

لوحة العيادة في «ثنايا» هي الشاشة اللي تبدأ بيها يومك. فيها إنتاج اليوم وإنتاج الشهر، وإنتاج كل دكتور، فتعرف العيادة ماشية إزاي من غير ما تستنى تقرير آخر الشهر. ولو دكتور إنتاجه قليل الشهر ده، تقدر تشوف السبب بدري: كراسيه فاضية؟ مرضاه غابوا؟ ولا شغله اتنقل لزميل؟

وفيها كمان أعلى الإجراءات، يعني الشغل اللي عيادتك فعلًا عايشة عليه. ده بيفيدك وإنت بتخطط: لو التركيبات هي اللي شايلة العيادة، يبقى متابعة المعمل وتسليم الحالات في ميعادها أولوية. ولو التنضيف والكشف هم الأكتر، يبقى الاستدعاء الدوري هو اللي هيملا الكراسي.

نسبة قبول الخطط: رقم بيقولك الكلام مع المريض ماشي إزاي

من أهم الأرقام في اللوحة نسبة قبول الخطط: من الخطط اللي اتعرضت على المرضى، كام واحدة اتقبلت. لو النسبة واطية، المشكلة غالبًا مش في الأسعار بس، ممكن تكون في طريقة العرض: المريض مش فاهم الخطة، أو مش شايف البدائل، أو حاسس إنه بيدفع في حاجة مش شايفها.

وهنا عرض الخطة على المجسّم بحركة بيفرق. لما الخطة تتعرض بمراحلها وبدائلها (زرعة أو جسر مثلًا)، والمريض يشوف بعينه، ويوقّع بإصبعه على جهاز العيادة، القرار بيبقى أسهل عليه. والتفاصيل في خطة علاج الأسنان وتوقيع المريض. وراقب النسبة دي شهر بشهر: لو اتحسنت بعد ما غيّرت طريقة العرض، يبقى إنت ماشي صح.

«علاج مقبول بلا موعد»: فلوس متفق عليها ومستنية مكالمة

دي من أهم القوائم في اللوحة. «علاج مقبول بلا موعد» معناه مرضى قبلوا الخطة، والبنود لسه ما اتعملتش، ومفيش لهم موعد محجوز. يعني الشغل متفق عليه، والمريض موافق، وكل اللي ناقص إن حد يكلّمه ويحجز له.

القائمة دي لوحدها ممكن تملا كراسي أسبوع كامل لو اتعاملت معاها صح. خلّي السكرتيرة تبدأ بيها كل يوم في الوقت الهادي: تكلّم المريض، وتفكّره بالخطة اللي وافق عليها، وتحجز له البند اللي عليه الدور بمدته من جدول الكراسي. وإزاي الحجز من الخطة بيتعمل على الكراسي في جدول كراسي عيادة الأسنان.

قائمة الاستدعاء: اللي ما زارش من 6 شهور

قائمة الاستدعاء في اللوحة بتجمع المرضى اللي ما زاروش العيادة من 6 شهور. ودول غالبًا محتاجين كشف دوري أو تنضيف، أو عندهم علاج قديم محتاج متابعة. القائمة بتطلع كل يوم من غير ما حد يدوّر، فالاستقبال عنده شغل جاهز في أي وقت فاضي.

ونصيحة: ما تتعاملش مع القائمة كلها مرة واحدة. خد كل يوم عدد بسيط تقدر السكرتيرة تكلّمه أو تبعت له بهدوء، وابدأ بالمرضى اللي عندهم علاج متابعة قبل اللي محتاجين كشف دوري بس. وبعد ما المريض يرجع ويحجز، اسأله بلطف إيه اللي أخّره، لأن الإجابة دي بتقولك تصلّح إيه في العيادة نفسها عشان اللي بعده ما يغيبش.

زر واتساب: رسالة جاهزة وإنت اللي بتبعت

من القائمة، زر واتساب بيفتح المحادثة مع المريض والرسالة مكتوبة جاهزة، وإنت أو السكرتيرة بتراجعوها، وتعدّلوا فيها لو حبيتوا، وتدوسوا إرسال. يعني الإرسال قرارك، والنظام ما بيبعتش حاجة من وراك. وده مقصود: رسالة الاستدعاء لازم تكون شخصية ومهذبة، ولازم حد يكون عارف هو بيبعت لمين.

مثال لرسالة بسيطة:

أهلًا أستاذة منى، معاكِ عيادة الدكتور أحمد للأسنان. بقالنا فترة ما شفناكيش، وحابين نطمن عليكِ ونحجز لك كشف متابعة وتنضيف في الوقت اللي يناسبك. تحبي نحجز لك الأسبوع ده؟

قواعد الرسالة: باسم المريض، وقصيرة، وفيها سبب واضح، ومن غير ضغط. وما تبعتش لنفس المريض كل أسبوع، مرة كل فترة كفاية. أما التذكير الأوتوماتيكي بالمواعيد فده شيء تاني: موجود في نواة «سلامتك» وبيشتغل لما العيادة تربط رقمها بواتساب الرسمي.

المعمل المتأخر في نفس اللوحة

مريض بيرجع لعيادتك وهو مبسوط لما الشغل يجهز في ميعاده. وأسوأ حاجة إن المريض ييجي لتركيب تاج والمعمل لسه ما سلّمش. عشان كده اللوحة فيها كمان حالات المعمل المتأخرة، فتعرف بدري وتكلّم المعمل، أو تكلّم المريض وتأجل موعده قبل ما ييجي على الفاضي. وتفاصيل متابعة المعمل بمراحله في متابعة شغل معمل الأسنان وتكلفته.

صفحة الحجز الأونلاين: سهّل الرجوع

المريض اللي اتفكّر محتاج يحجز بسهولة، وإلا هيأجل تاني. «ثنايا» مبني على نواة «سلامتك»، وفيها صفحة للعيادة بحجز أونلاين. حط لينك الصفحة في رسالة الاستدعاء أو على صفحة العيادة على السوشيال، والمريض يحجز في الوقت اللي يناسبه، حتى لو العيادة قافلة.

روتين أسبوعي للاستقبال

عايز تشوف اللوحة شغالة؟ ادخل المركز التجريبي «مركز ثنايا لطب الأسنان» فيه 5 دكاترة في فرعين ومرضى ومخططات وخطط علاج، وبتدخله بضغطة من غير تسجيل. وباقي المزايا في صفحة «ثنايا».

تكلفة «ثنايا» في مصر

لوحة العيادة وقائمة الاستدعاء وكل المزايا موجودة في الباقتين، والفرق عدد الدكاترة بس: «عيادة الأسنان» بـ6,000 جنيه في السنة لحد دكتورين، و«مركز الأسنان» بـ12,000 جنيه في السنة بدكاترة وفروع من غير حد، شامل الضريبة. ابدأ تجربتك المجانية 15 يوم وشوف قائمة الاستدعاء بتاعة عيادتك، أو كلّمنا على واتساب لو عندك أي سؤال.