تقارير العيادة: 9 أرقام يتابعها صاحب المركز الطبي كل أسبوع

آخر اليوم صاحب المركز بيسأل سؤالين: «الدرج فيه كام؟» و«النهارده كان زحمة؟». الإجابتين دول بيدّوا إحساس، والإحساس بيخدع. ممكن الصالة تبقى مليانة والمركز بيخسر في حتة مش شايفها: دكتور نص ورديته فاضية، أو فلوس على مرضى بقالها شهرين، أو حجوزات من قناة معيّنة نصها ما بيجيش. ومن غير أرقام، القرار بيتاخد بالانطباع: مين اشتكى أكتر، ومين صالته أزحم.

المقال ده مش عن لوحة فيها مية رقم. ده عن تسع أرقام بس، تبصلها مرة في الأسبوع، وكل رقم فيهم بيجاوب على سؤال وبيوصّلك لقرار. الرقم اللي ما بيغيّرش قرار، ما تضيّعش وقتك عليه.

قبل الأرقام: قارن صح

الرقم لوحده ما بيقولش حاجة. افترض إن إيراد الأسبوع 80 ألف جنيه: ده كويس ولا وحش؟ مش هتعرف غير لما تقارنه بالأسبوع اللي قبله. قارن فترة بفترة بنفس عدد الأيام، ولو عندك أكتر من فرع شوف كل فرع لوحده قبل ما تجمع، لأن فرع شغال كويس ممكن يغطّي على فرع واقع.

فلوس المركز: تلات أرقام

1. الإيراد لكل دكتور ولكل خدمة

شوف صافي الإيراد لكل دكتور بعد الخصم وبعد اللي اتلغى، وجنبه المحصّل منه فعلًا. لو الفرق كبير عند دكتور معيّن، يبقى فيه فواتير مفتوحة على مرضاه. وبعدين الإيراد لكل خدمة: كام مرة اتقدّمت، وبكام، وكام منها كان استشارة مجانية جوه مدة الكشف. القرار ممكن يكون مراجعة سعر خدمة بتتعمل كتير بسعر قديم، أو مراجعة مدة الاستشارة المجانية. ونصيب كل دكتور من الإيراد ده موضوع نسبة الدكتور في المركز الطبي.

2. التحصيل بطرق الدفع ولكل موظف

الإيراد حاجة والفلوس اللي دخلت حاجة تانية. التحصيل بيقولك دخل كام كاش، وكام فيزا، وكام محفظة وتحويل، ومين من الاستقبال استلم كام. لو موظف بيستلم كتير ومفيش تقفيل يومي لدرجه، ده باب مفتوح للغلط. إزاي تقفّل الدرج كل يوم في حسابات العيادة وتقفيل الدرج.

3. المستحقات بأعمارها

«الباقي على المريض» رقم بيكبر في السكوت. قسّمه بعمره: لحد 30 يوم، ومن 31 لـ60، وأكتر من 60. اللي تحت الشهر طبيعي، واللي عدّى الشهرين محتاج تليفون النهارده. ولو المستحقات بتزيد كل أسبوع، يبقى «ادفع المرة الجاية» محتاجة حدود واضحة.

المواعيد: تلات أرقام

4. الغياب حسب مصدر الحجز

نسبة الغياب الإجمالية بتخبّي التفاصيل. قسّمها بمصدر الحجز: التليفون، والواتساب، وفيزيتا، والحجز من صفحة العيادة. افترض إن قناة معيّنة بيغيب منها الضعف: القرار هنا تأكيد قبل الميعاد للقناة دي بالذات، أو عربون. وبص كمان على نسبة اللي أكّدوا قبل ميعادهم. الحلول بالتفصيل في تقليل غياب المرضى عن المواعيد.

5. الإلغاءات وأسبابها

اسأل: ليه بيلغوا؟ وإمتى؟ السبب بيقولك المشكلة عندك (مواعيد بعيدة، تأخير في الصالة) ولا ظروف المريض. والتوقيت أهم: الإلغاء قبل الميعاد بأقل من 24 ساعة صعب يتملا. لو النوع ده كتير، شغّل قائمة انتظار تعرض الوقت اللي فضي على اللي طالب ميعاد أقرب، زي ما شرحنا في قائمة الانتظار وملء الإلغاءات.

6. أوقات الانتظار ومدة الكشف

المريض اللي استنى ساعة في الصالة ممكن ما يرجعش حتى لو الكشف كان ممتاز. تابع متوسط الانتظار من وصوله لحد دخوله، وأطول انتظار، ومتوسط مدة الكشف لكل دكتور، وكام مريض وصل متأخر. لو متوسط الكشف عند دكتور أطول من مدة الميعاد في جدوله، يبقى المواعيد متحجزة على وقت مش حقيقي، والحل تعديل المدة مش لوم الاستقبال.

الوقت والمرضى: تلات أرقام

7. إشغال الدكاترة

الإشغال هو الساعات المحجوزة من ساعات الوردية. دكتور إشغاله قليل يعني ساعات بتدفع تمنها (أوضة واستقبال وكهربا) ومفيش فيها مرضى: يا تسوّق له، يا تقلّل ورديته، يا تنقلها ليوم أزحم. ودكتور إشغاله عالي ومرضاه بيستنوا مواعيد بعيدة محتاج وردية زيادة.

8. ساعات الزحمة

خريطة بأيام الأسبوع والساعات بتوريك إمتى المركز بيتخنق وإمتى فاضي. القرار: موظف استقبال زيادة في ساعات الذروة، أو وردية تتنقل من الصبح الهادي للمغرب الزحمة.

9. المرضى الجداد حسب المصدر

كام مريض جه أول مرة، وعرفك منين: صفحة الفيسبوك، ترشيح من مريض، فيزيتا، اللافتة؟ والأهم: كام منهم رجع زيارة تانية. قناة بتجيب كتير ما بيرجعوش غير قناة بتجيب أقل بيبقوا مرضى دايمين. هنا تعرف تصرف فلوس التسويق فين، بشرط إن الاستقبال يسأل «عرفتنا منين؟» من أول زيارة.

ملخص: كل رقم والقرار اللي وراه

روتين ربع ساعة كل أسبوع

1. اختار يوم ثابت، مثلًا السبت الصبح قبل ما المركز يفتح.
2. ابدأ بالصورة الكبيرة: الأسبوع ده قدّام اللي قبله، ودوّر على الرقم اللي اتحرك كتير.
3. افتح التقرير اللي ورا الرقم ده بس. مش لازم التسعة كل مرة.
4. اكتب قرار واحد، وحط له ميعاد تراجعه فيه.
5. آخر الشهر اطبع التقارير الأساسية واتكلم مع الدكاترة بالأرقام مش بالانطباعات.

إزاي «سلامتك» بيطلّع الأرقام دي

في سلامتك، برنامج إدارة العيادات والمراكز الطبية من كوديكس، الأرقام دي مش محتاجة حد يجمّعها آخر الشهر: كل ميعاد وفاتورة ودفعة بتتسجّل في مكانها، والتقارير بتطلع منها لوحدها.

• صفحة الأداء: الإيراد والمحصّل والزيارات والمرضى الجداد ونسبة التغيب والإشغال، وكل رقم قدّام الفترة اللي قبله.
• خريطة ساعات الزحمة بأيام الأسبوع والساعات.
• 24 تقرير للمال والمواعيد والمرضى والملف الطبي، كل واحد بفترته وفرعه، وبيتطبع على A4 أو يتصدّر إكسل.
• لوحة اليوم: كارت حي لكل دكتور، وقسم «يحتاج انتباهك».

عشان تشوف الأرقام دي شغالة قبل ما تدخل بياناتك، افتح المركز التجريبي من غير تسجيل، أو اقرا شرح كل تقرير في الدليل المصوّر. والتقارير كلها جوه الباقتين: 2,400 جنيه في السنة للعيادة لحد دكتورين، و6,000 للمركز الطبي بدكاترة وفروع من غير حد.