الفاتورة الإلكترونية (زاتكا) لشركات النفايات والحاويات في السعودية: ما المطلوب وكيف تلتزم
منذ ديسمبر 2021 والفاتورة الإلكترونية إلزامية في المملكة لكل منشأة خاضعة لضريبة القيمة المضافة، وشركات جمع ونقل النفايات وتأجير الحاويات ليست استثناء. المشكلة أن كثيرًا من هذه الشركات ما زالت تصدر فواتير من قوالب وورد أو إكسل، وتظن أن "الطباعة" تكفي. هذا المقال يشرح المطلوب بلغة عملية، وما الذي يجب أن يفعله البرنامج نيابة عنك.
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
سارية منذ 4 ديسمبر 2021. تعني أن الفاتورة يجب أن:
- تصدر من نظام إلكتروني (لا يدويًا ولا من ملف نصي قابل للتعديل).
- تحتوي على الحقول الإلزامية: اسم البائع ورقمه الضريبي، التاريخ والوقت، إجمالي الضريبة، الإجمالي شاملًا الضريبة، وللفاتورة الضريبية بيانات المشتري ورقمه الضريبي.
- تحمل رمز QR (للفاتورة المبسطة إلزامي) يشفّر البيانات الأساسية بصيغة TLV.
- تُحفظ إلكترونيًا ولا تُعدَّل بعد الإصدار؛ التصحيح بإشعار دائن أو مدين.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل
بدأت في يناير 2023 على موجات حسب حجم الإيرادات، وتُبلَّغ كل منشأة بموعدها قبل ستة أشهر على الأقل. تعني أن النظام يجب أن:
- يولّد الفاتورة بصيغة XML وفق معيار الهيئة (أو PDF/A-3 مضمّنًا فيه XML).
- يوقّع الفاتورة رقميًا ويولّد "هاش" متسلسلًا يربط كل فاتورة بسابقتها (UUID، عدّاد، هاش سابق).
- يرسل الفواتير الضريبية إلى منصة فاتورة للاعتماد قبل مشاركتها مع العميل (Clearance)، ويبلّغ عن المبسطة خلال 24 ساعة (Reporting).
- يمنع أي وظيفة محظورة: تعديل فاتورة صادرة، حذفها، تغيير الوقت، أو تصدير مفاتيح التوقيع.
أي فاتورة تصدرها شركة الحاويات؟
| الحالة | نوع الفاتورة | المطلوب |
|---|---|---|
| عقد شهري مع شركة مقاولات | فاتورة ضريبية (B2B) | بيانات المشتري ورقمه الضريبي، واعتماد من منصة فاتورة في المرحلة الثانية |
| سحب حاوية لفرد (فيلا تحت الإنشاء) | فاتورة ضريبية مبسطة (B2C) | رمز QR، والإبلاغ خلال 24 ساعة في المرحلة الثانية |
| خصم بعد الإصدار أو إلغاء سحب | إشعار دائن | يشير إلى الفاتورة الأصلية وسبب التعديل |
ما الذي يجب أن يفعله برنامجك؟
- رمز QR على كل فاتورة تلقائيًا، لا صورة تُلصق.
- ترقيم متسلسل لا يُكسر: فاتورة محذوفة أو رقم مكرر مخالفة.
- إشعارات دائنة ومدينة مربوطة بالفاتورة الأصلية.
- الفوترة المجمعة: مهام الشهر لعميل واحد في فاتورة ضريبية واحدة بتفاصيل السطور.
- جاهزية المرحلة الثانية: توليد XML والتوقيع والإرسال إلى فاتورة.
- الأرشفة: الفواتير محفوظة ست سنوات على الأقل ومتاحة للتدقيق.
كيف يعمل ذلك في كوديكس؟
في نظام كوديكس لإدارة الحاويات كل فاتورة تُصدر برمز QR وفق المرحلة الأولى، بترقيم متسلسل وإشعارات دائنة مربوطة. أما المرحلة الثانية (الربط والتكامل) فتتم عبر تطبيق سطح مكتب من كوديكس يُثبَّت على جهاز المنشأة: يقرأ الفواتير من النظام، يولّد XML، يوقّعها، ويرسلها إلى منصة فاتورة، ويعيد حالة الاعتماد إلى الفاتورة. فتبقى مفاتيح التوقيع على جهازك أنت كما تشترط الهيئة.
أخطاء شائعة في شركات الخدمات
- إصدار "عرض سعر" وتسميته فاتورة لتفادي الضريبة على عميل لم يدفع بعد. الفاتورة تُصدر عند تقديم الخدمة لا عند التحصيل.
- فاتورة واحدة لعدة أشهر بتاريخ واحد: تشوّه الإقرار الربع سنوي.
- تعديل فاتورة صادرة "لتصحيح رقم": يجب إشعار دائن ثم فاتورة جديدة.
ملاحظة: هذا المقال توعوي ولا يغني عن الرجوع إلى اللوائح المنشورة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو استشارة محاسبك.
فواتير متوافقة من أول يوم
جرّب كوديكس: رمز QR، ترقيم متسلسل، إشعارات دائنة، وفوترة مجمعة لمهام الشهر في فاتورة واحدة.
ابدأ التجربة المجانية 15 يومًا بلا بطاقة ائتمان، وبكل المزايا، والدعم بالعربية.الأسئلة الشائعة
هل الفاتورة المطبوعة من وورد مع رقم ضريبي مقبولة؟
لا. المرحلة الأولى تشترط أن تصدر الفاتورة من نظام إلكتروني يمنع التعديل ويولّد رمز QR ويحفظها إلكترونيًا.
متى تنطبق المرحلة الثانية على شركتي؟
الهيئة تحدد الموجات حسب الإيرادات الخاضعة للضريبة، وتبلّغ كل منشأة قبل ستة أشهر على الأقل. راجع إشعارات حسابك على منصة الهيئة.
ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة؟
الضريبية للمنشآت (B2B) وتحتاج بيانات المشتري ورقمه الضريبي، والمبسطة للأفراد (B2C) ويكفي فيها رمز QR.
هل يمكن تصحيح فاتورة بعد إصدارها؟
لا تُعدَّل. يُصدر إشعار دائن يخفض المبلغ أو يلغيه، ثم فاتورة جديدة إن لزم، وكلاهما مرتبط بالأصل.