مهام سكرتيرة العيادة: يوم موظف الاستقبال من الفتح للتقفيل

اسأل أي دكتور عن أهم شخص في عيادته بعده، هيقولك السكرتيرة. هي اللي بترد على التليفون والواتساب في نفس اللحظة، وفاكرة إن المريض ده عنده حساسية من دوا، وإن الست دي ليها استشارة، وإن الدكتور هيتأخر نص ساعة. والمشكلة إن كل ده محفوظ في دماغها هي. يوم ما تاخد إجازة أو تسيب الشغل، العيادة بتتلخبط أسابيع لحد ما اللي بعدها يتعلّم.

المقال ده لصاحب العيادة اللي عايز يرتب شغل الاستقبال، وللسكرتيرة اللي عايزة يومها يبقى أهدى. هنمشي مع يوم موظف الاستقبال من الفتح للتقفيل، ونشوف في كل مهمة: إيه اللي لازم يتعمل، وإيه اللي السيستم المفروض يشيله عنها.

قبل ما الدكتور يوصل: بكرة قبل النهارده

أول مهمة مش مواعيد النهارده، دي مواعيد بكرة. المريض اللي هيغيب بكرة أسهل تعرفه النهارده وأنتِ لسه تقدري تملي مكانه. فالسكرتيرة تراجع: مين محجوز بكرة ولسه ما أكّدش؟ تبعتله تذكير أو تكلّمه. وبعدين النهارده: فيه دكتور معتذر أو هيتأخر؟ تبلّغ مرضاه قبل ما ينزلوا من بيوتهم.

في سيستم كويس، اللستة دي بتطلع لوحدها في أول الشاشة، مثلًا «19 موعد بكرة لسه ما اتأكدوش»، ورسالة التذكير جاهزة. وموضوع الغياب بالتفصيل في تقليل غياب المرضى عن المواعيد.

الحجز: التليفون والواتساب في نفس اللحظة

ده أكتر وقت بيضيع فيه تركيز السكرتيرة. المريض بيقول «أنا اتحجزت قبل كده» ومش فاكر رقم ملفه. اللي بيوفّر الوقت هنا:

• بحث واحد سريع: تكتب جزء من الاسم، أو آخر 4 أرقام من الموبايل، أو رقم الملف، والمريض يطلع. ومن غير ما تفكر في الهمزة: «احمد» تلاقي «أحمد».
• ملف جديد في ثواني: الرقم القومي بيملا تاريخ الميلاد والنوع والمحافظة لوحده، وبيمنع إن نفس الشخص يتفتحله ملفين.
• أقرب ميعاد فاضي: بدل ما تقلّب في الجدول والمريض مستني على التليفون. ولو الميعاد متعارض مع حجز تاني، يظهر اسم المريض المحجوز قبل ما تحفظ.
• مصدر الحجز: تليفون، ولا واتساب، ولا فيزيتا، ولا حجز من الإنترنت. سطر واحد بيقول لصاحب العيادة المرضى جايين منين.

وكل ما المرضى يحجزوا لنفسهم من صفحة العيادة، مكالمات السكرتيرة بتقل. شوف حجز مواعيد العيادة أونلاين.

المريض وصل: رقم دور، مش «مين جه الأول؟»

أول ما المريض يوصل، السكرتيرة تدوس «وصل» فياخد رقم دور، وممكن يتطبعله تذكرة صغيرة على طابعة 80 مم. المحجوز بيدخل في ميعاده، واللي جه من غير ميعاد بيدخل بترتيب وصوله، والدكتور بينادي التالي من شاشته. والمريض اللي ما جاش تدوسله «ما حضرش» عشان ما يقفلش الطابور.

ولو فيه شاشة في الصالة، الرقم بيظهر عليها وبيتنطق بالصوت، وافتراضيًّا بالأرقام بس من غير أسماء. ساعتها السكرتيرة مش محتاجة تقوم تنادي كل شوية، ولا حد يسألها «أنا امتى؟». التفاصيل في شاشة الانتظار وأرقام الدور.

في وسط اليوم: إلغاء ومريض مستني ميعاد أقرب

مريض بيتصل يلغي ميعاد الساعة ستة، وفي نفس الوقت فيه تلات مرضى قالوا «لو فيه ميعاد أقرب كلّميني». السكرتيرة في الزحمة غالبًا مش هتفتكر مين فيهم، والميعاد هيروح فاضي. الحل إن يبقى فيه قائمة انتظار مكتوبة: كل مريض عايز ميعاد أقرب، مع مين، وفي أنهي أيام.

ولما ميعاد يفضى، يتعرض على أول مريض مناسب في القائمة بلينك، والميعاد يتحجزله مؤقتًا عشان محدش ياخده وهو بيقرر، ولو المهلة خلصت من غير رد أو المريض اعتذر، الميعاد يتعرض على اللي بعده في القائمة، ولو مفيش حد مناسب يفضل متاح للحجز. ولو المريض ليه ميعاد أصلًا وعايز أقرب، القبول بينقل ميعاده بدل ما يتحجزله ميعادين. والمريض نفسه يقدر يأكد أو يغيّر أو يلغي ميعاده من لينك الموعد من غير ما يتصل. الموضوع كله في قائمة الانتظار وملء الإلغاءات.

خرج من عند الدكتور: الحساب

هنا بيحصل أغلب الغلط لو الحساب بالذاكرة. المريض اللي خلص يظهر لوحده في قائمة «بانتظار الحساب»، وبنوده جاهزة بسعر الدكتور. لو ليه استشارة، السعر بيتحط صح لوحده، والسبب مكتوب (اقرأ الاستشارة المجانية بعد الكشف). ولو ليه باقة جلسات، الجلسة بتتخصم منها. ولو كان دافع عربون، بيتخصم من أول فاتورة من غير ما حد يفتكر.

المريض يدفع كاش أو فيزا أو محفظة أو تحويل، أو يقسّمها على طريقتين، وتطلع له فاتورة على الطابعة الحرارية أو A4. ولو دفع جزء، الباقي بيتسجّل عليه في ملفه، مش في ورقة جنب الدرج.

آخر اليوم: تقفيل الدرج

قبل ما تمشي، يتطبع تحصيلها هي بطريقة الدفع: كاش كام، وفيزا كام، ومحفظة كام. تعدّ الكاش وتقارنه، وتقارن الفيزا بإيصال الماكينة. لو فيه فرق يتعرف سببه دلوقتي، مش الصبح. الخطوات كاملة في حسابات العيادة وتقفيل الدرج.

حاجات ما ينفعش تبقى على السكرتيرة

• الملف الطبي: السكرتيرة محتاجة تشوف المواعيد والحساب والحساسية، مش تشخيصات المرضى وروشتاتهم. خصوصية المريض حقه، والموضوع ده ليه علاقة مباشرة بقانون حماية البيانات 151 (التفاصيل في سرية بيانات المرضى وقانون 151).
• قرار سعر الاستشارة: ده قاعدة الدكتور، مش اجتهادها وهي تحت ضغط الصالة.
• حساب نسب الدكاترة: ده شغل صاحب المركز والمحاسب، والسيستم بيسجّله مع كل فاتورة.

إزاي «سلامتك» بيشيل عنها اليوم

سلامتك من كوديكس معمول بحيث السكرتيرة الجديدة تمسك الشغل بسرعة، لأن المعلومة في السيستم مش في دماغ اللي قبلها. البحث بـCtrl+K من أي شاشة، ومنه مباشرة «موعد جديد» أو «كشف الآن» أو «بيع باقة» للمريض. وشاشة «الاستقبال والطابور» فيها المتوقعين والمنتظرين واللي عند الدكتور، وزرار «حضور بلا موعد». وموظف الاستقبال بيشوف المواعيد والحساب والحساسية بس، والوصول للملفات بيتسجّل في سجل.

ادخل المركز التجريبي وجرّب يوم سكرتيرة كامل: الطابور ماشي فيه طول اليوم. وكل شاشة مشروحة في الدليل المصوّر. و«سلامتك» بـ2,400 جنيه في السنة للعيادة لحد دكتورين، و6,000 جنيه للمركز الطبي، من غير رسوم على عدد المرضى أو المواعيد.