إدارة المكاتب الخارجية لمكتب الاستقدام: الأسعار حسب الجنسية والتراخيص واسترداد الأتعاب
قواعد ممارسة نشاط الاستقدام تلزم المكتب المحلي بالتعاقد مع مكتب أو أكثر في دولة الإرسال وفق عقود الارتباط المعتمدة. وهذه المكاتب هي أكبر بند تكلفة لديك، وأكثر ما يؤثر في سرعة الوصول وجودة العاملة.
السعر على المكتب لا على الجنسية
مكتبان في نيروبي قد يختلف سعرهما للعاملة الكينية نفسها. لذلك سجّل لكل مكتب قائمة أسعار حسب الجنسية والمهنة وبعملته، فإذا اختير المكتب في الطلب تُكتب «أتعاب المكتب» تلقائيًا بالريال، وتتغير إن تغير المكتب.
ملف المكتب: ما الذي تراه في صفحته؟
- طلباته الجارية وما سلّمه منها.
- العاملات اللاتي جئن منه.
- ما دُفع له هذا العام.
- ترخيصه وتاريخ انتهائه، مع تنبيه قبل 30 يومًا.
- مطالبات مفتوحة عليه.
حين ترجع العاملة خلال الضمان
المكتب المحلي يرد للعميل (بصيغة مساند)، لكنه بدوره يطالب المكتب الخارجي وفق عقد الارتباط بأحد أمرين:
- رد الأتعاب كليًا أو جزئيًا.
- عاملة بديلة مجانًا.
المطالبة تُفتح من مطالبة الضمان نفسها، وتبقى «مفتوحة» حتى الاستلام. وعند الاستلام يُكتب على الطلب سطر استرداد بالسالب فتعود ربحيته الحقيقية (ربحية الطلب).
مؤشرات تقرر بها مع أي مكتب تستمر
| المؤشر | لماذا |
|---|---|
| متوسط أيام الوصول | التأخير يكلّفك تعويضًا للعميل (التعويض) |
| نسبة الإرجاع خلال الضمان | كل إرجاع استرداد ومطالبة |
| المستحق منه غير المستلم | مال محتجز لدى المكتب |
ما الذي يجب أن ينص عليه عقد الارتباط مع المكتب الخارجي؟
- الأتعاب لكل جنسية ومهنة وعملتها ومتى تُدفع (عند الاختيار، عند التأشيرة، عند الوصول).
- مدة الإرسال القصوى من استلام التأشيرة، لأن تأخره ينعكس عليك تعويضًا للعميل.
- الضمان المقابل: ماذا يقدّم المكتب الخارجي إن رجعت العاملة خلال 90 يومًا — رد الأتعاب كاملة أم جزئيًا، أم بديلة مجانية — وخلال كم يومًا.
- الفحوص: مسؤوليته عن صحة الفحص الطبي والأمني، فثبوت عدم صحتها من حالات الضمان.
- التدريب: المهارات التي تُدرَّب عليها العاملة قبل السفر.
متى تُوقف مكتبًا خارجيًا؟
لا تقررها بالانطباع. ثلاثة أرقام تكفي: متوسط أيام الوصول مقارنة ببقية المكاتب، ونسبة الإرجاع خلال الضمان، والمطالبات غير المستلمة منه. المكتب الذي يتأخر ويرجع عماله ولا يرد أتعابه يكلّفك أكثر مما يوفّره سعره المنخفض. وإيقاف المكتب في النظام يخفيه من الطلبات الجديدة ويبقي تاريخه وطلباته السابقة كما هي.
الترخيص قبل الانتهاء
التعامل مع مكتب انتهى ترخيصه يعرّض طلباتك للتعطّل. تنبيه قبل 30 يومًا من الانتهاء يعطيك وقتًا لطلب الترخيص المجدّد أو تحويل الطلبات الجديدة لمكتب آخر.
شاهدها بنفسك: افتح الحساب التجريبي لنظام الاستقدام — يدخلك مباشرة بلا تسجيل على مكتب فيه بيانات كاملة — ثم جرّب الخطوات الموصوفة هنا على طلبات حقيقية.
مكاتبك الخارجية في شاشة واحدة
في كوديكس: لكل مكتب أسعاره وترخيصه وطلباته ومطالباته، وقائمة «مستحق من المكاتب» في صفحة الرد والتعويضات.
جرّب الحساب التجريبي الآن بلا تسجيل ابدأ تجربتك المجانية 15 يومًا الحساب التجريبي فيه طلبات بكل مراحلها وعمالة وتأشيرات وعقود إيجار وفواتير وإشعارات دائنة حقيقية. التسجيل بلا بطاقة ائتمان.الأسئلة الشائعة
هل يمكن تسجيل الأسعار بالدولار؟
نعم، لكل سعر عملته وسعر صرفه، ويُحوَّل للريال عند كتابته على الطلب.
ماذا لو لم يرد المكتب الأتعاب؟
تبقى المطالبة مفتوحة وتظهر في مؤشراته، ويمكن التنازل عنها بقرار مسجل.
