برنامج إدارة مكاتب الاستقدام في السعودية: الدليل الشامل 2026

مكتب الاستقدام في السعودية لا يبيع خدمة واحدة تنتهي بالدفع. الطلب يعيش شهورًا: عقد مساند، ثم تأشيرة، ثم اختيار العاملة، ثم فحص وسفر ووصول وتسليم، ثم 90 يومًا من الضمان. وفي أي لحظة قد يلغي العميل، أو يتأخر المكتب الخارجي، أو ترفض العاملة العمل. البرنامج الذي يدير هذا كله بجدول بيانات أو دفتر يترك المكتب مكشوفًا أمام العميل وأمام الوزارة وأمام هيئة الزكاة.

هذا الدليل يشرح ما يجب أن يفعله برنامج إدارة مكاتب الاستقدام فعلًا، مرحلة بمرحلة، وما الأسئلة التي تكشف لك النظام الضعيف قبل أن تدفع.

1. الطلب: قلب النظام

كل شيء يتعلق بالطلب: العميل، والخدمة وسعرها، والجنسية والمهنة المطلوبتان، ورقم عقد مساند وتاريخه، والمكتب الخارجي، والعاملة، والتأشيرة، وحجز السفر، والتكاليف، والفاتورة، والمطالبات. النظام الجيد يعرض الطلب بمراحله (طلب جديد، اعتماد، تأشيرة، اختيار عاملة، فحص طبي، تدريب، حجز طيران، وصول، تسليم، اكتمال) ويمنع القفز غير المنطقي بينها، ويحسب مهلة الاستقدام من تاريخ عقد مساند وينبّه قبل تجاوزها.

2. العمالة والتأشيرات والسفر

• ملف العاملة: الجواز وانتهاؤه، والجنسية والديانة والمهنة، وسجل كل طلب وعقد مرّت به، وحالتها الآن (متاحة، في إجراءات، مسلَّمة، مؤجَّرة).
• التأشيرات: المتاحة والمستعملة والمنتهية، والتنبيه قبل انتهاء غير المستعملة.
• السفر: رقم الرحلة وموعد الوصول، وما لم يُسجَّل وصوله بعد، وتكلفة التذكرة والسكن تُكتب على الطلب تلقائيًا.

3. المال: حيث تخسر المكاتب دون أن تشعر

أكثر ما يُربك المكاتب ليس التحصيل بل ما بعد التحصيل: عميل يلغي في اليوم العشرين، أو عاملة تهرب بعد شهر، أو بديلة أغلى من الأولى. هنا يجب أن يعرف النظام:

تفاصيل كل حالة في: الإشعار الدائن وسند الصرف لمكاتب الاستقدام.

4. الضمان والمتابعة بعد التسليم

قواعد ممارسة نشاط الاستقدام (المادة 71) تجعل المكتب مسؤولًا عن العاملة 90 يومًا على الأقل من تاريخ التسليم في حالات منها رفض العمل والتغيّب وعدم الكفاءة والمرض. النظام يجب أن يحسب الضمان من التسليم، ويفتح المطالبة من الطلب، ويعرض خياري الاستبدال والاسترداد بأثرهما المالي. راجع: ضمان العاملة 90 يومًا: الاستبدال أم الاسترداد؟ ومتابعة العاملة بعد التسليم.

5. التأجير الشهري

إن كان مكتبك يقدم خدمات العمالة الشهرية، فالنظام يحتاج عقودًا بمدة وسعر شهري، وتنبيهًا قبل الانتهاء، وتجديدًا يربط العقد الجديد بالقديم، وإنهاءً مبكرًا يحسب المدة غير المستعملة، واستبدالًا للعاملة يعالج فرق السعر. التفاصيل في إدارة تأجير العمالة المنزلية الشهري.

6. أسئلة تكشف النظام الضعيف قبل الشراء

1. إذا ألغى العميل في اليوم 22 من عقد مساند، ماذا يصدر النظام؟ وهل يعرض المبلغ قبل التنفيذ؟
2. هل يحسب استرداد فترة التجربة بصيغة مساند أم تكتب الرقم بيدك؟
3. هل الإشعار الدائن مستند ضريبي حقيقي مرتبط بالفاتورة ويُرسل للهيئة، أم مجرد رقم سالب؟
4. هل تعرف ربح كل طلب بعد أتعاب المكتب الخارجي والتأشيرة والتذكرة؟ (ربحية طلب الاستقدام)
5. هل يذكّرك بمهلة رد المبالغ للعملاء؟

شاهدها بنفسك: افتح الحساب التجريبي لنظام الاستقدام — يدخلك مباشرة بلا تسجيل على مكتب فيه بيانات كاملة — ثم جرّب الخطوات الموصوفة هنا على طلبات حقيقية.

كم يكلّف؟

نظام الاستقدام في كوديكس اشتراك سنوي يشمل المبيعات والحسابات، مع فاتورة إلكترونية مربوطة بالمرحلة الثانية. ابدأ بتجربة مجانية 15 يومًا بكل المزايا.